「この人、仕事ができるな…」と思わせるメールのさばき方

Twitterはあんなに楽なのに、メールはどうしてもつらい。そんなあなたへ

いつも大変お世話になっております。BuzzFeedの◯◯でございます……はぁ、億劫でしかない。

いらすとや

一般社団法人日本ビジネスメール協会の代表、平野友朗さんの『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』という本を見つけました。本書には、メールマナーのTipsが沢山書かれていますが、一部を紹介します。

1. 「お手すきのときに」と書かない

理由は2つあります。

ひとつは、「お手すき」＝「今すぐに返信しなくていい」＝「後回しにしても大丈夫」という意味を持っているため。相手にとって、送ったメールの優先度が下がってしまうのです。

もうひとつが、相手に気を遣いすぎることによって、相手との上下関係が生まれる可能性がでてくるから。

返信が欲しい場合は、具体的なしめきりを提示するだけで、スケジュールが組みやすくなります。返信が来ない場合、催促もできますからね。

2. 「させていただきます」禁止

過剰な敬語だからです。敬意を表すために、「より丁寧な表現を使った方がいいかな」と思いがちですが、大抵の場合「いたします」で事が足ります。

シンプルな方が、内容もスッと頭に入るため、結果的に相手に親切だと平野さんは説きます。

3. ブロックを作る

平野友朗 / Via amzn.to

20〜30字程度で改行。一行あけてブロックでまとめると見やすいメールになります。

こんな風にテンプレ化してしまえば、ゼロからメールを作成するより、ずっと楽です。

なお、⑤の詳細部分は、箇条書きを使うと効果的。一文は短い方がわかりやすいからです。

4. 単語登録する

google

PC、iPhoneの辞書登録をしましょう。「いつも」と3文字打つだけで、「いつもお世話になっております」が表示されるので、手間がかかりません。

単語登録は、こんな感じにするとよさそう。

平野友朗 / Via amzn.to

5. メールチェックは、朝・昼・夕方

メールの通知が来次第バラバラと確認するのではなく、返信できるタイミングで、腰を据えて一気に返信するのが効果的だそうです。

返すのは、届いた順に即レスするのがいいみたい。平野さんは、最低でも受信後「一営業日以内」に返信するルールを決めています。

6. とりあえず、受領の旨を伝えるために返信

相手からメールを受け取り、すぐに回答ができないときでも「受領の旨」と「回答期限」を提示することはできます。

日を改めて返信する前に、ワンクッションおくと「この人仕事できる」という印象になりそうです。

7. 返信には「部分引用」が使える！

平野友朗 / Via amzn.to

全文引用すると、受信メールを何度も読んで咀嚼して返信しないといけません。一方、部分引用すると一問一答形式になるため、返信自体が楽です。

会話のような"あいづち"っぽさも魅力のひとつ。

※この記事から商品を購入すると、売上の一部がBuzzFeedに還元される場合があります。