15 recursos do Gmail que podem facilitar sua vida

"Desfazer Envio" é meu novo melhor amigo.

Até bem recentemente, minha caixa de entrada era tão bagunçada que eu costumava deixar passar e-mails importantes ou não conseguia encontrar as mensagens que precisava.

FX

Por isso, decidi organizar meu e-mail aprendendo um pouco mais sobre os recursos menos óbvios do Gmail.

Aqui estão as coisas que me ajudaram a organizar minha caixa de entrada e que tornaram o processo de envio/recebimento de e-mails menos trabalhoso.

1. Arquive e-mails que você não precisa atualmente, mas que talvez vá precisar mais tarde.

Emily Shwake

Mal consigo jogar meias velhas fora, então sempre que tenho que apagar um e-mail rola (muita) ansiedade. Arquivá-los limpa a minha caixa de entrada. Caso precise deles depois, posso encontrá-los na aba "Todos os e-mails".

2. Pesquise termos como "cancelar inscrição", "cancelar assinatura" ou mesmo o termo em inglês "unsubscribe" para encontrar rapidamente todos os e-mails de spam.

Emily Shwake

Em algum momento da minha vida, tomei uma péssima decisão... e me cadastrei em praticamente todas as lojas, sites de notícias, instituições de caridade e serviços conhecidos pelo homem. Quando percebi, 81% dos meus e-mails não lidos eram spam.

Após concluir a pesquisa, você pode arquivar os e-mails em lotes ou mandar todos para a lixeira.

3. Pesquise por data para arquivar tudo que tiver mais de um mês.

Emily Shwake

Se já faz tanto tempo, provavelmente não possui nenhuma importância mesmo.

Digite "before: 2018/01/01 (ano/mês/dia)" > Marcar Todos > Clique em Selecionar Todos > Marcar como lido.

4. Clique no botão "marcar todos" para selecionar tudo em uma categoria ou todos os resultados da pesquisa.

Emily Shwake

A caixa de seleção oferece a opção de selecionar tudo na primeira página ou todos os e-mails que aparecem como resultado da pesquisa. Deste modo, você não precisa ir de página em página para se livrar de milhares de e-mails.

5. Crie marcadores que vão ajudá-lo a localizar e-mails importantes ~em um piscar de olhos~.

Emily Shwake

Por exemplo, para suas passagens aéreas, ingressos de shows, compras etc.

6. E use a ferramenta de filtro para catalogar automaticamente e-mails específicos nesses rótulos assim que eles aparecerem em sua caixa de entrada.

Luísa Pessoa

O filtro de pesquisas é, na verdade, a melhor coisa que aprendi nessa experiência, já que ele resolve quase todos os problemas que já tive. É como ter minha própria secretária, que cuida da minha vida na surdina. O nome dela é Carol. Por exemplo, sempre que recebo as informações de um voo, Carol coloca o e-mail em "Passagens" e eu não tenho de depender da minha péssima memória para fazer isso.

Vá em Pesquisar > Pesquisa avançada > Criar filtro com esta pesquisa > Aplicar o marcador

7. Marque como importante as mensagens de certos remetentes para que só receba notificações na área de trabalho quando receber e-mails deles.

Emily Shwake

As notificações costumam quebrar minha concentração, então agora só recebo as que avisam de e-mails realmente importantes. Eu criei um filtro que marca os e-mails do meu chefe como importantes, para que eu veja essas mensagens na hora.

Vá em Engrenagem > Configurações > Notificações na área de trabalho > Ativar notificações de e-mails importantes

Pesquise por remetente > Criar filtro para esta pesquise > Sempre marcar como importante

8. Ignore threads de e-mails que estão enchendo o seu saco.

Emily Shwake

Por exemplo, e-mails que são enviados para a empresa toda, o que significa que mais de 1.000 pessoas têm a oportunidade de responder a todos. Na hora que recebo um desses e-mails, leio a mensagem principal e ignoro toda a thread de e-mails. Ainda tenho de arquivar a thread toda depois, mas não recebo um alerta a cada nova mensagem.

9. Escreva uma "resposta automática" para aqueles e-mails que você sempre acaba respondendo do mesmo jeito.

Emily Shwake

Eu recebo montanhas de e-mails de assessorias de imprensa, muitos irrelevantes para o meu trabalho. Geralmente não respondo, mas isso me parece meio rude. Então escrevi uma resposta automática para que eu possa dispensá-los rapidamente (e educadamente) da minha caixa de entrada. Moleza!

Vá em Engrenagem > Configurações > Labs > Respostas Automáticas > Ativar > Salvar Alterações

Escreva sua mensagem > Seta no canto inferior direito > Respostas Automáticas > Nova resposta automática...

10. Altere as suas configurações de resposta para que você não responda a todos acidentalmente e acabe enchendo a caixa de entrada alheia.

Emily Shwake

Vá em Engrenagem > Configurações > Comportamento de resposta padrão > Responder

11. E clique em "Cancelar Envio" para não ter de passar pela vergonha de enviar um e-mail ruim – ou simplesmente para manter sua sanidade.

Luísa PEssoa

Sabe aquele momento em que você manda um e-mail importante e bate um desespero porque você tem certeza de que escreveu algo errado? Não? É só comigo? Bem, eu clico no botão "Desfazer" quase sempre. Às vezes realmente tinha algum erro e às vezes apenas me dá mais tranquilidade.

Vá em Engrenagem > Configurações > Ativar o Cancelamento de Envio > Período de Cancelamento de Envio > 30 segundos

12. Ative "enviar e arquivar" para ter menos trabalho com a organização depois.

Emily Shwake

Depois de enviar uma resposta, já resolvi o problema. Não preciso mais me preocupar com isso. Caso respondam à minha resposta, a thread inteira reaparece, então não tenho de me preocupar em ficar perdida.

Vá em Engrenagem > Configurações > Mostrar o botão "Enviar e Arquivar" na resposta

13. Configure suas guias para que possa dar destaque ao que interessa:

Emily Shwake

Tudo o que realmente demanda minha atenção vai na aba Principal e o resto – como threads de e-mail ou atualizações de calendário – é arquivado em outro lugar para que eu possa conferir depois.

Vá em Engrenagem > Configurações > Caixa de Entrada > Selecione as guias para ativar

14. Baixe o Boomerang agora mesmo – ele agenda o envio dos seus e-mails para que você tenha uma coisa a menos com que se preocupar.

Emily Shwake

Minha memória é horrível, então se eu não agendar as coisas com antecedência, não faço nada. Agora, quando penso que preciso enviar um e-mail importante, mas não quero fazer isso no fim de semana ou no meio da noite, eu agendo o seu envio para um horário adequado. Eu também adoro os lembretes de continuidade, assim as mensagens enviadas reaparecem na minha caixa de entrada se eu não obtiver respostas após alguns dias.

Baixe o Boomerang aqui.

15. Pesquise por tamanho para enviar e-mails que estão acabando com o seu armazenamento para a lixeira.

Emily Shwake

Eu prefiro arquivar os meus e-mails, mas trocamos muitos GIFs aqui no trabalho, o que come muito espaço. Por exemplo, caso pesquise e-mails com mais de 20 MB e encontre 14 e-mails desse tamanho, posso analisá-los rapidamente e enviar para a lixeira os que eu provavelmente não preciso mais.

Vá em Pesquisar > size:20mb

Esqueci algo? Fale nos comentários!

Veja também:

13 pequenos truques que você pode fazer com seu próprio corpo

Você já tem o app do BuzzFeed Brasil no seu celular? Baixe gratuitamente no Android e no iOS para ver todos os nossos testes, vídeos, notícias e muito buzz.

Este post foi traduzido do inglês.