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ファイルを「いろは順」で整理する日本年金機構 「あいうえお順」にできない理由とは

自民党の河野太郎議員がブログで、日本年金機構の年金事務所におけるファイルの整理方法にスポットを当てた。「いろは順」は効率的なのか、BuzzFeed Newsは問い合わせた。

自民党の河野太郎衆院議員がブログで12月23日、日本年金機構の年金事務所での不可解な実態を指摘した。なんとファイルの整理に、「あいうえお」から始まる五十音順ではなく、「いろは順」を採用しているというのだ。

ブログにはこう綴られている。

もしあなたの仕事場で、ファイルがイロハ順に並んでいたらどうしますか。

上司から、おーい、アベシンゾウさんのファイル持ってきてくれ。

はーい、いろはにほへとちりぬる..

おーい、はやくしろ。

ということをどうやらやっている事務所がありました。

日本年金機構の年金事務所です。

いろは順でファイルを整理する人は少ない。河野議員は、「通常の並び順でないため、担当者がすぐにファイルを取り出せず非効率ではないか」と厚生労働省年金局に疑問をぶつけた。

だが、回答は「引き続きこれらの取り組みを徹底していく予定です」。そこで、自らが本部長を務める自民党行政改革推進本部が、五十音順になぜ改めないのか、調査する予定だとしている。

BuzzFeed Newsは、自民党行政改革推進本部、厚労省年金局にそれぞれ話を聞いた。

自民党行政改革推進本部の担当者は、推進本部が調査する理由についてこう説明する。

「我々事務方は、本部長の指示に従ってやっているだけです。調査はしていますが、発表できることはまだありません。発表できる段階になれば、議員がブログを書かれると思います」

厚労省年金局によると、イロハ順を使う事務所の方が多い。全国の114カ所の事業所で五十音順を、198カ所でいろは順を使っている。

河野議員への回答は、日本年金機構に代わってしたものであるといい、「以前からイロハ順を使っているのは、承知していますが、詳しいことは把握できていません」(担当者)

年金局では、いろは順を使ったファイルの整理をしていない。「非効率」という指摘に関してどう思うのか。

「たしかに、長く同じ事務所にいて、慣れている方にとっては違和感がないとは想像できます。しかし、現場の状況を把握していないので、こちらが非効率かどうか、答えることは現時点ではできません」

使い始めたのは、戦時中。「統一できるか検討する」

時事通信

そこで、BuzzFeed Newsは、日本年金機構に問い合わせた。広報室長、坂田信喜さんが対応し、こう説明した。

いろは順の採用は1942年、厚生年金の前身である「労働者年金保険法」が制定された時に始まり、現在まで引き継がれた。

いろは順での整理は時代遅れになった。だが、データが膨大で五十音順に変更するのが難しいこともあり、すべての事務所で統一せず、バラバラになった。

ファイルに入っているのは、被保険者が納める保険料と将来の年金額の計算に使われる算定基礎届などで、現在の年金受給者には直接関係がない書類。いろは順によって書類を探すのにもたついたとしても、受給者に「迷惑をかけることはない」(坂田さん)。

「今では、いろは順が使われなくったのは事実です。新人の方には抵抗があるはずですし、面倒をかけます。私は事務所に入った時、慣れるまで数ヶ月かかりました」

指導は、事務所ごとに任せている。いろは順が必要なところでは、紙を用意したり、ファイルボックスにインデックスを貼ったりして対応している。

「統一すれば、職員の仕事のしやすさは確保できますが、今すぐに変えるのは難しいのが現実です。膨大なデータを変更するのは時間も費用もかかりますし、年金受給者に直接影響を与えない以上、優先順位が低いのです。お客様の対応改善や制度の改正に予算を投入するのが先です」

「ですが、今回、河野議員から貴重な意見をいただきました。五十音順に統一できるかどうか、議論して検討したいと考えています」

「覚えれば、すらすらっと言えますよ」

河野議員のブログをきっかけにして、日本年金機構が動こうとしている。議論の的となったいろは順の元となるいろは歌は、こうだ。

いろはにほへと ちりぬるを わかよたれそ つねならむ うゐのおくやま
けふこえて あさきゆめみし ゑひもせす

取材中、坂田さんは驚くほどの速さで、最後まで言い切った。

「日本の美しい文化ですし、覚えればすらすらっと言えますよ」

バズフィード・ジャパン ニュース記者

Kensuke Seyaに連絡する メールアドレス:kensuke.seya@buzzfeed.com.

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