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15 Trucos inteligentes de Gmail que definitivamente deberías empezar a utilizar

La opción "Deshacer" será tu nueva mejor amiga.

publicado

1. Archiva el correo que no necesites ahora, pero que tal vez necesites después.

Emily Shwake

No hay manera de que pueda borrar un correo para siempre sin sentir ansiedad. Los correos electrónicos archivados desaparecen de la bandeja de entrada. Si los necesito más tarde, puedo encontrarlos en la sección "Todos".

2. Busca términos como "cancelar suscripción" o "darme de baja" para encontrar rápidamente los correos no deseados.

Emily Shwake

En algún momento de mi vida, metí la pata... y me suscribí, literalmente, a todas las tiendas, sitios de noticias, organizaciones benéficas y servicios conocidos por el hombre. Casi me atraganto con el agua cuando vi que el 81 % de mis correos electrónicos no leídos eran correos no deseados.

Después de completar la búsqueda, puedes archivar por lotes o enviar todos los mensajes a la papelera.

3. Busca por fecha para archivar todo lo que tenga más de un mes de antigüedad.

Emily Shwake

Si es así de viejo, probablemente no sea tan importante.

Busca "before:2018/01/01" > Marca todo > Clic en Seleccionar todos > Marcar como leídos

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4. Marca la casilla "marcar todo" para seleccionar todo el contenido de una etiqueta o cada resultado de búsqueda.

Emily Shwake

La opción "marcar todo" ofrece la opción de seleccionar todo lo que aparece en la primera página o cada correo electrónico que aparece en una búsqueda. De esa manera, no es necesario ir página por página para deshacerte de miles de correos electrónicos.

6. Y utiliza la herramienta de filtro para archivar automáticamente correos específicos con esas etiquetas cuando aparezcan en tu bandeja.

Emily Shwake

Filtrar búsquedas es lo mejor que aprendí de esta experiencia porque resuelve casi todos los problemas que he tenido. Por ejemplo, cada vez que recibo mi información de un vuelo, el sistema la archiva en "Boletos", así que no tengo que depender de mi mala memoria para hacerlo.

Búsqueda > Búsqueda avanzada > Crear un filtro con estos criterios de búsqueda > Aplicar la etiqueta

7. Marca los mensajes de ciertos remitentes como importantes para que solo recibas esas notificaciones de escritorio.

Emily Shwake

Ahora solo recibo las de correos electrónicos realmente importantes. Configuré un filtro que etiqueta los correos electrónicos de mi jefe como importantes, así que veo esos mensajes de inmediato.

Engranaje > Configuración > Notificaciones de escritorio > Notificaciones de correo importante activadas

Búsqueda por remitente > Crear un filtro con estos criterios de búsqueda > Marcar siempre como importante

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9. Redacta "respuestas almacenadas" para esos correos electrónicos a los que respondes casi siempre lo mismo.

Emily Shwake

Hazlo así:

Engranaje > Configuración > Labs > Respuestas almacenadas > Habilitar > Guardar cambios

Escribe tu mensaje > Flecha inferior derecha > Respuestas almacenadas > Nueva respuesta almacenada...

10. Cambia la configuración de respuesta de modo que no respondas accidentalmente a todas las cadenas y obstruyas la bandeja de entrada de los demás.

Emily Shwake

Engranaje > Configuración > Forma predeterminada de respuesta > Responder

11. Y da clic en "Deshacer" para cancelar el envío de un mail.

Emily Shwake

Engranaje > Ajustes > Deshaz el envío > Habilitar opción Deshaz el envío > Período de cancelación del envío > 30 segundos

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12. Configura "enviar y archivar" para que tengas menos desorden después.

Emily Shwake

Respuesta enviada, problema solucionado. Ya no tengo que verlo más. Si siguen respondiendo, toda la cadena reaparece, así que no tengo que preocuparme por perder el contexto.

Engranaje > Configuración > Mostrar el botón "Enviar y archivar" en la respuesta

13. Configura tu bandeja de entrada con pestañas para que solo veas lo que necesitas, dejando de lado las cosas que (probablemente) no.

Emily Shwake

Vaya, son maravillosas. Todo lo que realmente requiere mi atención va en la pestaña Principal y el resto, como cadenas de correo electrónico o actualizaciones de calendario, se archiva perfectamente para verlo más tarde.

Engranaje > Configurar recibidos > Elige qué secciones habilitar

14. Descarga Boomerang inmediatamente: programa tus correos electrónicos para que tengas una cosa menos de la cual estar pendiente.

Giphy

Si necesito enviar un correo electrónico importante, pero no quiero hacerlo durante el fin de semana o en medio de la noche, lo programo para un momento apropiado. También me gusta configurar "rebotes" para que un mensaje que he enviado vuelva a aparecer en mi bandeja de entrada si no recibo respuesta en unos días.

Descarga Boomerang aquí.

15. Busca por tamaño para deshacerte rápidamente de correos que consumen tu almacenamiento.

Emily Shwake

Prefiero archivar mis correos, pero enviamos muchosGIF en esta oficina, que ocupan un montón de espacio. Por ejemplo, si busco correos electrónicos de más de 20 MB y encuentro 14 correos así de pesados, puedo clasificarlos rápidamente y eliminar los que probablemente no necesitaré en el futuro.

Búsqueda > Size:20mb

Este post fue traducido del inglés.